Het opruimalfabet: de A van Administratie
Beginnen je tenen ook al te krullen bij het woord: Administratie? Voor je wegzapt... Ik heb goed nieuws! Bij al mijn klanten zie ik namelijk hetzelfde: Er wordt veel te veel bijgehouden. En al de theorie er rond ga ik jou besparen!
Om te weten wat weg mag en wat niet, is daar trouwens een hele goeie link voor.
Dus dat is alvast de eerste stap die jij kan zetten: je hoeft er niet eens je kont voor uit je luie stoel te hijsen, gewoon even kijken wat je wel en niet hoeft bij te houden. Wat voor jou van toepassing is, zelfstandig of een doorsnee gezin? Je vindt er je weg in. Yep, zelfs al is het een site van de overheid!
Stap 2:
Wanneer je het nu al niet meer ziet zitten klik dan op de knop!
Toch nog wat opruimmotivatie over? All right! Here we go!
Even checken: Heb jij een postvak? Een plek waar al jouw papieren binnen komen? En dan bedoel ik niet het aanrecht of de fruitschaal.
Geen postvak? Dan is dat jouw volgende stap:
Ga voor 3 archiefbakjes:
Vak 1 - To do: meer dan 3 minuten werk wanneer je de post openmaakt, bv een factuur betalen
Vak 2- Op te volgen (of in afwachting): bv iets waar je nog een antwoord van nodig hebt of iets wat je nog wenst te lezen
Vak 3 - Archief: wat je moet klasseren, bv factuur die je betaald hebt en moet klasseren in de map van je gemaakte kosten.
Kleef stickers op de rand zodat iedereen in het gezin ziet waar wat hoort. Want een goed systeem is pas goed wanneer iedereen binnen het gezin ook iets kan terug vinden ook als jij er eens niet bent.
Wat minder dan 3 minuten werk is doe je onmiddellijk. Bv de brief openen en in je postvak leggen.
Kies de plek van je postvak zorgvuldig uit.
Denk na over waar je met de post binnenkomt en waar je deze wil verwerken.
Er bestaat geen goeie of slechte plek. Test uit wat voor jou het beste kan werken.
Wanneer het postvak op punt staat kan je over gaan naar de volgende stap:
De mappen:
- VIP map
- Loopbaan/ werk
- Verbouwingen
- Medische map
- Belastingen (7 jaar bewaren)
- …
Label de mappen aan de buitenkant zodat iedereen kan zien wat waar zit.
En als laatste NIET te vergeten:
Plan wekelijks een moment in waarop je je administratie doet.
Wanneer het een routine wordt, kan je dat naar 2-wekelijks of zelfs maandelijks. Maar plan het telkens in in je agenda. Het is belangrijk dat dit onderdeel wordt van je takenpakket.
Heb je nog vragen, aarzel niet om mij te contacteren
Veel succes! Je zette alvast de eerste stap naar meer structuur en daar mag je trots op zijn!!